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在Word中建立科技论文的标准模板


2016年09月30日 | 作者: paperrater | 分类: 行业动态 | 来源:PaperRater论文检测系统
科技期刊和学术会议论文集通常对作者所提交的论文规定一个统一的格式,例如标题所用的字体、字号等等。但在实际工作中,有些作者常常未能按所要求的格式投稿,使编辑的工作量无形中加大了许多。 随着Microsoft Word97/2000的广泛使用,越来越多的论文采用了Word文稿的形式。我们可以根据科技论文的格式要求,在Word中建立一个相应的论文模板,提供给作者使用,或者在编辑加工时载入该模板,就可以很快使论文格式实现统一,大大加快论文的出版速度。 按照Word的定义,模板是保存占位符、自定义工具栏、宏、快捷键、样式和自动图文集词条的特殊文件。在新建一个Office文档时,Word给我们提供许多模板选择,可惜系统中没有我们所需要的。在常用的“空文档”模板中,使用的是默认的Normal样式。启动Word或新建文档时,都是这个模板。Normal模板是适用于任何类型文档的模板,与我们所需的论文格式要求差距很大。一般来说,科技论文应按照GB7713—87《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》的要求进行编写。在本文中,我们以此为标准,详细介绍如何运用Word所提供的工具,建立一个“论文”模板,并给出了它的使用方法。 1、模板的创建 创建模板的简易方法是,打开一篇包含所需模板(即重用项)的文档,并将该文档保存为模板。如果我们有这种文章,把它保存起来就是了;但手头上没有的话,就只好自己去创建了。 在Word中,段落样式是指在某一样式名称(如“正文”、“索引”)下保存的一套字符格式和段落格式。一旦创建了某个样式,就可以选定一个段落并应用该样式,马上将整组格式用于该段。 在我们的论文模板中,将包括有题目、各级标题、正文和参考文献等各种样式。而在共用的Normal模板中,“标题1”、“标题2”、“标题3”、“正文”、“默认段落字体”等样式,几乎都不符合我们的要求。我们需要在它的基础上,进行改造和扩充,一步一步地去建立这个“论文”模板。 我们创建模板的方法是,新建一个基于Normal的文档,在其中编写满足科技论文要求的各项要素,然后把它用模板格式保存,留待以后使用。所以,我们首先从Windows的“开始”菜单中,选择“新建Office文档”。在弹出的对话框中,选择常用中的“空文档”模板。Word将打开一个空的文档,等待用户的输入。我们就在这个空文档中建立所需要的模板。 1.1 页面 在页面设置中(菜单“文件※页面设置”),首先要选择的是纸张大小,如A4、16开等,然后根据版心的大小,确定上、下、左、右的页边距。有时还需要确定页眉、页脚及装订线的参数。如在我们的模板中,选择16开(18.4cm×26cm)纸,版心大小为14.9cm×21.7cm,上下边距为2.15cm,左右边距为1.75cm。应用范围为“整篇文档”,以使全文的页面风格保持一致。 1.2 题目、作者与地址 我们先输入一个论文题目,如“在Word中建立科技论文的标准模板”,再在题目中单击鼠标选中它。通过工具栏的格式按钮,设置它的编排为“居中”,字体为“黑体”,字号为“小三号”。这就是我们要求的题目格式,还需要给出一个名字以待今后使用。在工具栏的样式框中,单击鼠标,选中原来的名称(如“正文”),输入“题目”两字替换它,再按回车键确认。同样,输入“作者”,设置其样式为“居中”、“黑体”、“小四号”,命名其样式名为“作者”。类似地,还可以建立“地址”、“E-mail”等样式。 1.3 层次标题 按GB7713—87的要求,在论文中,各层次标题一律用阿拉伯数字连续编码,不同层次的2个数字之间须用下圆点分隔开,末位数字后面不加下圆点,如“1”、“3.1”、“4.1.8”等。另外,各层次的第一个序码须左顶格,最后一个序码之后须空一个字距再接排标题。 上一节所述方法是先做段落格式化,再进行命名,这适合于增加新的样式。在设置层次化的标题时,则最好利用Normal模板中原有的“标题1”、“标题2”等资源,因为它们在Word自动生成“目录”、“索引”、“交叉引用”等时有特殊的用途,在“联机版式”、“大纲”、“主控文档”等视图中也能增加很多便利的编辑功能。 在文档中输入“引言”,选中它,然后在工具栏的样式中选择“标题1”。这时的“引言”将按Normal模板设置为“二号”、“宋体”、“加粗”、“两端对齐”等等。我们对它进行修改。从菜单“格式”中选“样式”一项,Word将弹出一个“样式”对话框,所有相关的样式操作都在它里面进行。按“更改”按钮,在弹出的“更改样式”对话框中,再按“格式”按钮,从中选择“字体”一项,可以将一级标题的字体修改为“四号”、“黑体”;选择“段落”一项,可以将其段落间距(段落之间的行距)中段前、段后调整为12磅(1磅≈0.352mm),使用多倍行距;选择“编号”一项,可以选择“多级符号”中的阿拉伯数字编号法,它符合国标要求。其它的格式如“制表位”、“边框”等可暂时忽略。最后按“应用”钮,完成了“标题1”样式的更改,并将其命名为“一级标题”。类似地,对“标题2”、“标题3”进行相应的改变,命名为“二级标题”、“三级标题”,使其符合论文的格式要求。 1.4 正文 除了标题以外,其余的正文格式皆设定为“正文缩进”,即首行缩进0.75cm,其余同Normal中的“正文”。另外,在“更改样式”对话框中,还可以设置某一样式之后的段落样式。如我们设置在“题目”样式后的样式为“作者”,则当输入完题目并回车后,格式自动变为“作者”。这种设置可以进一步简化用户的格式化操作。“正文”样式一般作为其它无确定后续的样式的后续选择。 1.5 模板保存 在完成各项要素的设置之后,我们把所建立的论文模板保存起来。从“文件”菜单中选择“保存”,在对话框的保存类型中,选择“文档模板”,模板名为“论文”。我们得到的是模板“论文.dot”文件。可以把它放在网站上,或者发E-mail给作者,让他们运用这个模板去输入、修改论文,就可达到我们的目的。 实际上,该模板中的正文内容对模板已没有什么影响,为减少模板文件的大小,可以把其中的内容全部删除后再保存。 2、模板的使用 在得到一个新的模板之后,通常是把它放到Office默认的模板库中,一般在C:ProgramFiles Microsoft Office Templates路径下,可以通过“工具”中“选项”的“文件位置”更改。 在新建文档时选择“论文”模板,撰写论文时就可以随时根据需要,从样式中选择适当的类型,使输入的内容按其样式格式化。 如果是已有的文档,那么需要打开该文件,从“工具”中的“模板及加载项”中,按“选用”钮,从中选择“论文”模板,并选择“自动更新文档样式”。这些样式就会加载到此已有的文档中。再选中需格式化的段落或文本,在样式中选择适当的类型对它进行格式化。在格式化过程中,合理地运用“格式刷”则更能提高效率:首先复制段落的格式,即把光标放在已经格式化的段落中,然后双击工具栏上的格式刷,这时光标上就多了一个小刷子。接着在对应的段落中选中文本并拖动格式刷,就可以把已有的格式拷贝过去。
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